Jak wygląda proces nawiązywania współpracy między klientem a agencją? Opowiemy o tym na przykładzie Redseo. Zapoznajesz się z nasza ofertą, chcesz skorzystać z proponowanych usług. I wówczas słyszysz hasło “umowa elektroniczna”. Zazwyczaj wtedy pojawiają się liczne pytania:

Jak to działa? Jak zawrzeć umowę online i czy oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej?
Czy muszę skorzystać z podpisu elektronicznego?
Czy dane w postaci elektronicznej na pewno są bezpieczne?
Umowa zawarta w ten sposób zapewne wymaga założenia jakiegoś specjalnego konta?

W poniższym tekście wyjaśnimy, czym jest platforma Autenti, czym są umowy elektroniczne i dlaczego nie trzeba się ich obawiać.

W tym artykule znajdziesz informacje o tym, jak przebiega proces podpisywania umów elektronicznie, jakiego programu używamy w Redseo i z jakich powodów to korzystniejsze rozwiązanie niż tradycyjna ścieżka podpisywania dokumentów.

Podpisywanie umów elektronicznych w Redseo

Redseo działa w trybie zdalnym (nie prowadzimy stacjonarnego biura, a Klienci pochodzą z różnych stron Polski i nie tylko), dlatego podpisywanie umów na odległość jest swego rodzaju koniecznością. Tradycyjne rozwiązanie, czyli wysyłanie dokumentów pocztą, powoli odchodzi do lamusa, dlatego podpisywanie umów elektronicznych jest u nas na porządku dziennym.

Mimo że obecnie wiele aspektów życia przenosimy do internetu,, a marketing internetowy rozwija się w dynamicznym tempie, nadal dla wielu osób umowy w formie elektronicznej są swoistą egzotyką. Jako że nie wszyscy są przekonani do takiego zabiegu, postanowiliśmy przedstawić, jak krok po kroku wygląda podpisywanie umowy elektronicznie i jakie są tego zalety.

Klienci często mają następujące obawy dotyczące tego sposobu nawiązywania współpracy:

Czy będę musiał zakładać jakieś konto wyłącznie po to, by podpisać tę umowę?
Na pewno będzie potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny?
Czy moje dane i dokument są bezpieczne?
Zawieranie umów poprzez platformę internetową jest zgodne z prawem?
Czy będę musiał zapłacić za usługę, jaką jest podpisanie umowy elektronicznie?

Po pierwsze, korzystamy ze sprawdzonej platformy umożliwiającej bezpieczny przesył danych zawartych w dokumentach, po drugie podpisanie umowy elektronicznie nie wiąże się z opłatami, po trzecie… nie musisz zakładać żadnego dodatkowego konta do nawiązania współpracy!

Platforma Autenti: funkcjonalności w zakresie umów elektronicznych

Autenti to platforma, dzięki której możliwe jest szybkie i wygodne podpisanie dokumentu. Umowa elektroniczna między agencją marketingową a jej klientem i jej zawarcie to tylko jedno z zastosowań tego typu serwisu.

Autenti umożliwia:

Zawieranie umów B2B, B2C czy B2E. Jedynym warunkiem jest to, by obie strony umowy miały zdolność do czynności prawnych, które pozwalają na sporządzanie oświadczeń woli.
Autoryzację dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub bez niego.
Szybsze podpisywanie dokumentów dzięki archiwum w systemie (aby mieć dostęp do historii, możesz założyć konto).
Zautomatyzowanie działań związanych z przepływem dokumentacji.

To platforma wykorzystywana podczas nawiązywania współprac z kontrahentami, a także jako program do zautomatyzowania formalności wewnątrz firmy.

Wróćmy na chwilę do tego, czy umowa podpisana online jest ważna z punktu widzenia prawa? Tak, ponieważ obowiązują trzy podstawowe typy form sporządzania umów, czyli:

forma pisemna
forma dokumentowa
oraz forma elektroniczna.

Wszystkie powyższe formy są wiążące w sensie prawnym, tylko przyjmują inną formę bądź wymagają innego sposobu autoryzacji. Forma pisemna jest wymagana w przypadku dokumentów z datą pewną, które wymagają udziału notariusza i muszą być uzupełnione podpisami notarialnie poświadczonymi.

Forma elektroniczna do forma, do której autoryzacji niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Taki podpis należy zakupić, by móc z niego skorzystać. Na szczęście w przypadku umów takich jak te między klientem a agencją interaktywną, nie musisz posiadać podpisu elektronicznego.

Umowa zawierana poprzez Autenti jest formą dokumentową, czyli do jej zawarcia potrzebny jest e-podpis Autenti, niekoniecznie podpis kwalifikowany. Taki podpis elektroniczny jest całkowicie wystarczający do złożenia oświadczenia woli zgodnego z zapisami z Kodeksu cywilnego.

Oświadczenie woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem jest tutaj zbędne. Dzięki temu cały proces jest prosty, szybki i możliwy do zrealizowania dla każdego.

Zawieranie umów w formie elektronicznej krok po kroku

Przed Tobą poradnik, jak krok po kroku bezpiecznie podpisać umowę z Redseo poprzez platformę online.

Wiadomość e-mail z linkiem do dokumentu. Źródło: Autenti.com

Gdy tylko uzgodnimy wszystkie formalności, dobierzemy odpowiedni pakiet oraz usługi, z których skorzystasz jako Klient Redseo, wypełniamy dokument w Autenti niezbędnymi danymi (adres e-mail, NIP firmy, nazwa firmy oraz nazwisko osoby reprezentującej dany podmiot).
Aby wysłać do Ciebie umowę i umożliwić Ci jej podpisanie, niezbędny jest Twój adres mailowy, na który poprzez system przesyłamy wiadomość z indywidualnym linkiem. Dzięki uzupełnieniu umowy o Twoje dane wraz z adresem e-mail możliwe jest ustalenie tożsamości podpisującego.
Jeśli zostałeś oznaczony jako osoba podpisująca, w wiadomości e-mail otrzymujesz indywidualny link do dokumentu. Nie musisz mieć aktywnego konta na platformie Autenti, aby go zobaczyć i podpisać. Nie masz też potrzeby instalowania czegokolwiek czy uiszczania opłat.
Do zawarcia umowy dokumentowej musisz mieć tylko urządzenie z dostępem do internetu. Dzięki temu możesz nawiązać z nami współpracę, gdziekolwiek jesteś! Ważne tylko, byś miał dostęp do sieci.
Po przekierowaniu do strony Autenti masz wgląd do umowy, więc oczywiście możesz się z nią zapoznać przed zatwierdzeniem.
Następnie platforma wymaga, abyś potwierdził przyciskiem, że zapoznałeś się z treścią danej umowy.
Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy elektronicznej przyciskiem “podpisz”. Nawet jeśli umowa jest wielostronicowa lub plik zawiera kilka dokumentów, wystarczy jedno kliknięcie, by je podpisać.
Platforma Autenti daje możliwość załączenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego
jednak nie jest to wymagane. Wystarczy podpisanie po przekierowaniu z wiadomości mailowej.
Po podpisaniu umowy przez Ciebie, my otrzymujemy informację, że dokument został zatwierdzony. Umowa uzyskuje nasz podpis, który również zatwierdzamy jednym kliknięciem.
Autenti tworzy PDF z dokumentem oraz certyfikatem potwierdzającym podpisy elektroniczne, który wysyła do obu stron umowy.

Zgody i podpis w systemie. Źródło: Autenti.com

Załączamy dokładny przewodnik po Autenti. Zawarcie umowy tą drogą jest prawnie wiążące, dane bezpieczne, a to nie jedyne zalety tego rozwiązania!

Umowa elektroniczna – korzyści płynące z tego rozwiązania

Jakie są korzyści z podpisywania umowy drogą elektroniczną?

Przede wszystkim oszczędność czasu! Nie musimy czekać, aż poczta dostarczy umowę do Ciebie i Ty ją nam odeślesz ze swoim podpisem. Jak wszyscy wiemy, ten proces potrafi być dość długi i problematyczny.
Rezygnacja z formy pisemnej sprawia, że nie tracimy czasu na osobiste wyprawy na pocztę czy oczekiwanie na kuriera. Wszystko załatwiamy w zaledwie kilka chwil z dowolnego miejsca.
To kolejna korzyść, za którą cenimy formę dokumentową bez podpisu elektronicznego. Wszystko, czego potrzeba do zawarcia umowy, to urządzenie z dostępem do internetu i kilka minut czasu.
Umowy elektroniczne są ekologicznym rozwiązaniem! Po pierwsze, bo rezygnujemy z drukowania umów na papierze, a po drugie, bo ograniczamy ślad węglowy wcześniej generowany przez transport dokumentów.
Bezpieczeństwo danych to równie istotna kwestia. Dokumenty przygotowywane i przesyłane przez Autenti są szyfrowane, dzięki czemu unikamy potencjalnego przechwycenia danych.
Jako strona podpisująca umowę z Redseo, nie musisz się nigdzie rejestrować, zakładać żadnych kont ani uiszczać opłat.

Jeśli zawarcie umowy w formie dokumentowej poprzez zewnętrzną platformę i wykorzystanie e-podpisu było dla Ciebie wcześniej niejasne, mamy nadzieję, że ten wpis rozwiał Twoje wątpliwości co do bezpieczeństwa danych czy ważności takiej umowy.

Umowa elektroniczna bez składania podpisu elektronicznego i dodatkowe informacje

Wybraliśmy system, który nie wymaga od Ciebie składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Mimo tego umowa jest ważna i stoi w zgodzie z zapisami Kodeksu Cywilnego. Oświadczenia woli w postaci dokumentu zawieranego online są pewnym sposobem na nawiązywanie współprac i wywoływania określonych skutków prawnych.

E-podpis składany za pośrednictwem e-maila oraz systemu Autenti umożliwia ustalenie osoby składającej oświadczenie, zapewnia autoryzację i weryfikację stron umowy.

Podsumowując, w obecnych warunkach oraz w przypadku zawierania umowy z agencją, nie wymaga się zachowania formy pisemnej ani składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczy smartfon, laptop lub inne urządzenie z dostępem do sieci do stworzenia ważnego dokumentu między stronami.

Po podpisaniu umowy w formie dokumentowej zaczynamy współpracę i działanie w zakresie wybranych przez Ciebie usług Redseo, które prezentujemy w zakładce Oferta.