Możemy powiedzieć, że spotkania biznesowe online stały się nasza codziennością. Prowadzenie firmy wiąże się nierozłącznie z ciągłymi rozmowami i nawiązywaniem nowych kontaktów. Coraz popularniejsze (i w pewnym momencie wymuszone koniecznością) przejście na pełną pracę zdalną lub hybrydową sprawiło, że rozmowy przeniosły się z sali konferencyjnej lub firmowego korytarza do internetu.

Wideokonferencja stała się stałym elementem pracy i kontaktów wewnątrz firm jak i w ramach współpracy z klientami czy partnerami biznesowymi. Nadal jednak wiele osób się przed nimi broni. Dlatego dzisiaj opowiemy, czy jest wideokonferencja, dlaczego w Redseo preferujemy tę formę oraz jak się do niej przygotować.

Co to jest wideokonferencja i jak stała się naszą codziennością?

Wideokonferencja to innymi słowy spotkanie online lub rozmowa wideo. Może przybierać formę spotkania prywatnego i towarzyskiego, ale jest równie chętnie wybierana przez firmy jako sposób komunikacji biznesowej.

Odkąd świat zaczął zmagać się z pandemią, większość życia przeniosła się do internetu. Dotyczy to oczywiście również biznesu. Wiele firm zdecydowało się na przejście w tryb hybrydowy lub w pełni zdalny, jeśli tylko charakter pracy na to pozwalał.

W Redseo już wcześniej (od końcówki 2019 roku) zdarzały nam się dni zdalnej pracy. W pewnym momencie było ich coraz więcej, aż w końcu rok temu, w lipcu 2021 roku zlikwidowaliśmy biuro stacjonarne. Tym samym całość naszych obowiązków, zadań i komunikacji przenieśliśmy do online’u.

Nie było to trudne, bo jeszcze w momencie gdy pracowaliśmy hybrydowo, preferowaliśmy home office. Co więcej, z racji charakteru pracy oraz rozproszenia klientów po Polsce i nie tylko, stacjonarne spotkania biznesowe w wielu przypadkach po prostu nie wchodziły w rachubę.

Tak więc spotkania biznesowe online stały się naszą codziennością:

wewnątrz firmy (tak organizujemy zebrania, stand-upy, burze mózgów itp.);
a także podczas kontaktu z Klientami (tak omawiamy warunki współpracy, wyniki działań itp.).

Nadal jest jednak wiele osób, które przedkładają spotkania bezpośrednie nad wideo. Oczywiście nie kłócimy się z tym, jest wiele powodów, które mogą wpływać na taką opinię. Chętnie przedstawimy tutaj zalety spotkań online, które w pełni nas przekonują, że decyzja o przeniesieniu się na wideo było dobrym rozwiązaniem.

Zalety spotkań biznesowych online

Jeśli jesteś nieprzekonany do spotkań biznesowych online, zwróć uwagę na poniższe zalety tej formy:

Tak samo jak w przypadku spotkania stacjonarnego, rozmowa odbywa się w czasie rzeczywistym. W przeciwieństwie do komunikacji mailowej, tutaj nie musisz czekać co najmniej kilku minut na odpowiedź. Wszystko dzieje się tu i teraz.
Spotkania online to ogromna oszczędność czasu. Nie musisz dojeżdżać na miejsce spotkania. Wystarczy, że uruchomisz program, w którym będzie odbywać się wideokonferencja i już jesteś na miejscu.
Rozmowa wideo pozwala Ci zgrabniej zorganizować czas. Nie musisz wychodzić z firmy, by dostać się do kawiarni czy innej lokalizacji. Po zakończeniu spotkania możesz od razu przejść do wykonywania innych obowiązków służbowych.
Spotykając się na kamerce oszczędzasz pieniądze – na przykład na paliwo czy nocleg, jeśli spotkanie odbywałoby się daleko od Twojego miejsca zamieszkania czy firmy.
Dzięki zorganizowaniu spotkania w formie wideo można zaangażować więcej osób. Spotkanie na żywo w większym gronie jest często trudne do zaaranżowania przez terminy i inne zobowiązania, które nie pozwalają wyrwać się z biura.
Spotkania biznesowe online mają też inną przewagę nad klasycznym wymienianiem maili. Patrząc na siebie na kamerce, widzimy także przekaz niewerbalny: mimikę, gesty itp.
Co za tym idzie, partnerzy biznesowi mają szansę lepiej się poznać i zrozumieć. Rozmowa wideo całkiem nieźle imituje spotkanie na żywo!

Wady wideokonferencji

Przejdźmy do przeciwnego obozu i sprawdźmy, jakie są wady wideokonferencji.

Bo owszem, mimo masy plusów wynikających ze spotkań online, które wymieniłam powyżej, istnieją też pewne minusy rozmów w trybie zdalnym. Te powody dla niektórych są kwestiami nie do przeskoczenia.

Słaby sprzęt, brak kamerki, uszkodzona kamera czy niedziałający mikrofon uniemożliwiają sprawne przeprowadzenie rozmowy. Sprawny laptop czy w najgorszym wypadku smartfon to podstawowe wyposażenie, które należy posiadać, by móc uczestniczyć aktywnie w wideokonferencji.
Spotkania biznesowe online mogą zostać zakłócone przez sytuacje losowe. Należą do nich: słabe łącze internetowe lub utrata zasięgu, gdy np. łączymy się podczas podróży pociągiem. Warto dodać do tego kłopoty techniczne różnego typu.
Indywidualne preferencje mają ogromny wpływ na to, czy rozmowa wideo będzie owocna. Nadal jest grupa osób, która nie przepada za zdalnym trybem spotkań. Wynika to chociażby z tego, że kontakty pozawerbalne na wideo są widoczne, ale nie każdemu zastąpią prawdziwy fizyczny kontakt z drugą stroną.

Myślę, że warto rozwinąć temat osobistych preferencji uczestników. Otóż w czasie pandemii kontakt zdalny był koniecznością. Obecnie wracamy do tradycyjnych form spotkań. Dlatego osoby niechętne temu rozwiązaniu mogą nalegać na osobiste spotkanie.

Co wówczas?

W Redseo cała komunikacja wewnątrzfirmowa odbywa się online. Pracujemy w pełni zdalnie, odbywamy spotkania zdalnie i dostrzegamy niemal same korzyści płynące z tego rozwiązania.

Cotygodniowe statusy, stand-upy czy burze mózgów online mają się świetnie. Kontakt między współpracownikami jest utrzymany, relacje nawiązane, a korzystając z włączonych kamerek widzimy swoje uśmiechy, gesty i wszelkie inne przekazy niewerbalne, które świetnie imitują rozmowę osobistą.

Wiemy więc na swoim przykładzie, że rozmowy online mają tę samą moc, co spotkania tradycyjne. Dają możliwość przekazania informacji, dopracowania projektów, omówienia bieżących spraw, dostarczenia porcji żartów i poleceń kinowych.

Ten sam system uznajemy za wartościowy także w odniesieniu do realizacji
spotkań z Klientami i Partnerami biznesowymi. Wiemy, że to działa i sprawdza się doskonale!

Narzędzia do organizacji rozmów wideo

Czas na poruszenie istotnej kwestii dotyczącej spotkań online. Aby umożliwić realizację takiego spotkania, niezbędny jest dostęp do odpowiedniego oprogramowania, dzięki któremu rozmowa będzie przeprowadzona. Marketing internetowy wykorzystuje powszechnie rozwiązania do spotkań online – nie tylko do spotkań biznesowych, ale także realizacji warsztatów czy webinarów.

Najpopularniejsze narzędzia do organizacji rozmów wideo to:

Skype – bardzo popularny produkt firmy Microsoft (kompatybilny z pocztą Outlook czy pakietem Office). Umożliwia spotkania wideo i przesyłanie dokumentów. Zapewnia dobrą jakość wizji i dźwięku.
Zoom – coraz bardziej popularny. Wymaga zainstalowania aplikacji. Daje możliwość zarejestrowania rozmowy i tworzenia pokojów dla grup.
Google Meet – kompatybilny z pocztą Gmail, daje możliwość zapisywania spotkań w Kalendarzu Google. Pozwala na udostępnianie ekranu i prezentacji.

Poza wyżej wymienionymi istnieją jeszcze pozostałe, liczne narzędzia, które służą do organizacji spotkań online, np. GoToMeeting czy ClickMeeting.

Jak technicznie przygotować się do wideokonferencji?

Często poruszanym zagadnieniem jest to, jak przygotować się wideokonferencji, czy to w formie spotkania biznesowego, czy do rozmowy rekrutacyjnej itp. Rzeczywiście, to, jak przygotujesz się do spotkania online, może rzutować na odbiór po drugiej stronie oraz komfort rozmówcy.

Ale do brzegu, co jest potrzebne do wideokonferencji pod kątem technicznym?

Naładowana bateria w laptopie. Wstęp zupełnie bez żartów! Jeśli nie jest – naładuj ją. Jeśli laptop ma starą baterię, podłącz go na czas rozmowy do prądu, bo spotkanie wideo mocno wykorzystuje baterię.
Wspomniany sprawny sprzęt z działającym mikrofonem i kamerą. Przed spotkaniem sprawdź, czy kamera rejestruje obraz, a mikrofon dźwięk.
Warto zaopatrzyć się w słuchawki, jeśli łączymy się w miejscu, w którym nasza rozmowa może przeszkadzać innym.
Stabilne łącze (bardzo ważne, by skorzystać z połączenia dającego najlepszą jakość. Wideorozmowy wymagają dobrego łącza. W innym przypadku połączenie podczas spotkania może się zerwać i generować problemy.
Zapewnij sobie dobre światło. Z wyprzedzeniem zadbaj o to, by miejsce, które wybrałeś, było dobrze oświetlone. Rozmowa wideo powinna być połączona z zadowalającą wizją. Gdy obraz będzie wyraźny, wówczas będzie jeszcze lepiej imitować spotkanie tradycyjne.
Jeśli łączysz się z domu, zadbaj o to, by nikt Ci nie przeszkadzał, na przykład zwierzęta lub najmłodsi domownicy. Nic tak nie zdekoncentruje Ciebie ani rozmówcy, jak biegające za Twoimi plecami dzieci lub szczekający w tle pies.
Wybierz więc spokojne miejsce z neutralnym tłem, które nie będzie rozpraszające dla osoby po drugiej stronie.

Jak przygotować się do spotkania wideo: dodatkowe informacje

Aspekty techniczne to nie wszystko. Nawiązując jednak do ostatniego podpunktu, czyli neutralnego tła, dodam kilka innych wskazówek, jak przygotować się do spotkania w formie wideo:

Zanim przystąpisz do spotkania, wybierz kadr. Za Tobą może znajdować się gładka ściana lub regał z książkami. To najchętniej wybierane tło do spotkań. Zadbaj też o to, aby było Cię dobrze widać, kadr portretowy będzie świetny.
Poinformuj domowników i współpracowników, że będziesz odbywać spotkanie. Dzięki temu unikniesz osób wchodzących do pomieszczenia w nieodpowiednim momencie. Zapewnisz też odpowiednie, spokojne warunki do rozmowy.
Wycisz telefon z tego samego powodu.
Zadbaj o wygląd. Legendarne już stylizacje z elegancką koszulą u góry i dresowymi spodniami u dołu nie są dobrym pomysłem. Nigdy nie wiesz, czy nagle nie będziesz musiał wstać lub odejść na chwilę od komputera. Najważniejsze, by wygląd był schludny, a ubranie czyste i spójne.
Jeśli zamierzasz przedstawiać jakieś materiały podczas spotkania, przygotuj je wcześniej, niezależnie czy będziesz korzystać z odręcznych notatek, czy będziesz udostępniać ekran. Materiały miej pod ręką, a w przypadku tych multimedialnych skontroluj, czy na pewno się wyświetlają oraz jak zaprezentować je poprzez medium do wideokonferencji.

Podsumowując, przygotuj się do spotkania biznesowego online. Dzięki temu będziesz czuć się pewniej, a rozmowa przebiegnie w spokojnej atmosferze.

Co ważne, nie ma się czego obawiać, wideokonferencje świetnie zastępują spotkania osobiste i jeśli podczas współpracy z kontrahentem zostaniesz zaproszony na takie spotkanie, sprawdź, jakie to komfortowe.

Oszczędność czasu, pieniędzy, możliwość wyświetlania prezentacji to tylko część zalet, jakie prezentują spotkania biznesowe online. Włączona kamera, dzięki której możesz z rozmówcą lepiej się poznać i nawiązać relację bardziej “ludzką” niż mailowo, to kolejne plusy.

Nawiązanie współpracy z Redseo to w przeważającej części przypadków właśnie spotkania online. Sprawdź naszą zakładkę Oferta, by dowiedzieć się, jakie usługi możemy Ci zaoferować.

Nawet umowy podpisujemy elektronicznie! I jest to wygodny oraz w pełni bezpieczny sposób. Zobacz, jak podpisujemy dokumenty elektronicznie.